El próximo año cumpliré 20 años de graduado de la universidad. A pesar de todo ese tiempo, hay algo que no ha cambiado en mi carrera. Hay 4 tareas o áreas de enfoque que definen la calidad de las decisiones de todo administrador. A partir de estos conceptos se puede estructurar el presente y el futuro de una empresa. Así como en el ciclo PDCA de calidad de Deming; estos 4 elementos conviven en un ciclo que se retroalimenta de manera permanente. Me pareció muy interesante reflexionar sobre estos principios durante el panel de negocios para nuestros alumnos de preparatoria.
En un ejercicio hipotético que nos planteaba el moderador; nos preguntó cómo aportaríamos desde nuestras profesiones para la sobrevivencia de los presentes en una isla desierta. Ya sea de manera individual, o con mayor razón en grupo, estos principios generan claridad para saber qué hacer, cómo hacerlo y sobre todo por qué hacer determinadas cosas. Se vuelven un foco para que el trabajo fluya mejor y por lo tanto los logros del mismo.
Permítanme explicar cada uno de ellos desde la perspectiva más global posible para ver como efectivamente tienen aplicación muy versátil:
Planeación
- Antes de hacer cualquier cosa debemos definir nuestro éxito, definir qué queremos hacer y por qué queremos hacerlo. En el ejemplo de la isla, habría que definir las prioridades que impliquen nuestra supervivencia y en un segundo momento los objetivos que nos permitan asegurar nuestra salida de ese entorno.
- El definir lo importante permite también enfocar la energía y recursos de manera eficiente.
Organización
- En cualquier equipo hay fortalezas distintivas en cada uno de sus miembros. Y cada equipo u organización tiene recursos limitados que gestionar. Una buena administración sabrá distribuir los recursos y talentos del equipo para multiplicar su impacto.
- Esto se traducirá en división de tareas; en roles a cubrir en caso de contingencias y en mecanismos que aseguren una contribución significativa de todos los participantes. También, de ser necesario en la organización se establecerán protocolos como manuales de políticas y procedimientos para asegurar consistencia en la ejecución que viene en la próxima fase.
Dirección
- Ya que se sabe el QUÉ haremos y el CÓMO lo haremos, viene el momento de la verdad. Durante la implementación el administrador está al tanto del avance del proyecto. Tiene la capacidad de ajustar tiempos, formas y personas encargadas de la iniciativa si ve que esta no está generando el resultado previsto.
- Para lograr lo anterior, el administrador dispone de la retroalimentación constante y la supervisión hacia el equipo para ver que los planes se estén llevando a cabo.
Control
- Aquí el administrador cuida el funcionamiento del equipo o de la empresa a través de los indicadores. Como el piloto que tiene un panel de control para saber rumbo, altitud, velocidad, consumo de combustible; igualmente el administrador tiene sus métricas. Diseña medidas proactivas y correctivas que le permiten aprender para tomar mejores decisiones.
Por estas 4 facetas es que la carrera de administración es tan rica en contenido y en oportunidades laborales. Cuando un administrador busca una proyección lo más amplia posible, trabajará en todos los frentes para traducirlos en un todo coherente. Estos elementos combinados dan origen a la estrategia de un equipo o de una empresa. E igualmente válida es la opción de enfocarse en uno de los elementos del ciclo administrativo como especialista.
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