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  • Miguel Angel Cardona

Productividad digital: TRAAP, un modelo para gestionar correo electrónico

Cuando tenemos una metodología de trabajo facilitamos nuestras decisiones. Esto nos da ganancias en velocidad y claridad de criterio para avanzar de mejor manera. Lo importante de cualquier metodología de trabajo es practicarla de forma consistente para volverla una segunda naturaleza. Muchos autores han hablado de formas de manejar mejor el correo electrónico. Es un tema que me gusta mucho pues sin duda valoro la importancia de este canal de comunicación. Y al igual que otros líderes también busco siempre formas de evitar que se vuelva un monstruo incontrolable de varias cabezas.

Después de leer a expertos en productividad como Stephanie Winston, Kevin Kruse, S. J. Scott y Michael Hyatt he ido adoptando mis propias reglas de gestión de correos. Como en cualquier ejercicio de crecimiento, es un trabajo en progreso que sin duda seguiré puliendo. Por el momento 5 acciones determinando mi forma de usar esta herramienta más estratégicamente:

  • Tirar: Si un mensaje no viene explícitamente dirigido a ti es candidato primario a la papelera. Ubica criterios con este verbo que te permitan depurar rápidamente correos.

  • Referir: Un correo que debo tener presente pero que lo resuelve alguien más en la organización lo reenvío poniendo un @ al destinatario en el cuerpo del correo con una acción específica o solicitud a atender. Si no puedo poner ese grado de personalización tal vez me sobran destinatarios. Y claro, estos mensajes deben tener un seguimiento anotado en mi agenda personal o Onenote. Aquí entran también los mensajes que se convertirán en citas y si puedo ver mi agenda al momento los atiendo.

  • Accionar: Todo mensaje que puede resolverse en menos de 2 minutos como sugiere David Allen de la metodología y libro Getting Things Done se responde con la menor cantidad de líneas posibles.

  • Archivar: Un mensaje con reportería o actualizaciones que podría necesitar al cierre de mes o del ciclo de desempeño se deja en el folder de archivo o de referencias específicas como estadísticas o manuales.

  • Programar: Todo mensaje que no puedo desahogar en 2 minutos o con las reglas anteriores y que se que será una tarea más detallada lo separo a un folder específico para dedicarle un bloque de horario conforme al calendario y permitirme avanzar en el procesamiento de correo.

Este acrónimo TRAAP que engloba a los verbos antes descritos me permite elegir más conscientemente cuando responder y sobre todo asegurar en todo lo posible que los mensajes se toquen una sola vez. Mi siguiente paso a perfeccionar es lograr 3 ventanas de gestión de correo en el día. ¿Cuál es tu sistema de gestión personal de correo? Me dará gusto seguir aprendiendo del tema intercambiando sugerencias.

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