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  • Miguel Angel Cardona

Productividad digital: Gestión de correo por bloques

Todos enfrentamos el reto de nuestra bandeja de correo cada mañana. Entre las múltiples citas o en movimiento por un viaje, no es raro abrir el teléfono y ver 30 o 50 mensajes que se han acumulado. Y si pasan varios días sin gestionar esa carpeta, es muy fácil que la cantidad de mensajes se vuelva intimidante incluso para el ejecutivo más experimentado.

Además de generarnos un sistema propio de gestión de correos; también es importante categorizarlos para aumentar la velocidad y eficacia de nuestro sistema. El resolverlos conforme a la fecha de llegada podría no ser la mejor opción, ya que saltar de un tema a otro también compromete nuestra capacidad de enfoque. ¿Qué otras opciones podemos tener?

Una de las más evidentes es agrupar los correos por asunto o tema en el título. Dado que es normal que se formen cadenas de correo conforme participan varios de los remitentes; el agrupar por título de inmediato nos permite ver 5 o más mensajes en una sola vista. Y si nos vamos al más reciente, podemos resolver ese grupo de mensajes en una sola acción.

Sin embargo, llega un momento en que la diversidad de temas no genera suficiente consolidación de categorías para procesarlos de forma sencilla. El segundo filtro que poco a poco uso de forma más frecuente es agrupar por remitente. Un colega con el que interactúas de forma frecuente en automático te conecta con el tema de gestión que comparten. Aunque algunos de sus mensajes puedan ser de clientes distintos, por ejemplo, en general estarás enfocado en el área de servicio, cotización o logística con todos los mensajes. De esa forma puedes generar esa inercia para facilitar el procesamiento.

Una forma que me queda por explorar al momento, es agrupar los mensajes por tamaño. Dado que una buena parte de nuestro correo tiene adjuntos; podría ser interesante barrer primero este tipo de envíos y acomodar los anexos o compartirlos con quien corresponda para dar prioridad de movimiento a esos temas. Además, si avanzas en borrar los mensajes más pesados de la bandeja estarás optimizando también el funcionamiento de tu cliente de correo.

Te deseo que el año nuevo arranque con una bandeja de correo optimizada y con cada vez más dominio de esta herramienta.

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